Job Description Panitia Kegiatan PENA 7

DESKRIPSI KERJA PANITIA PENA 7

Steering Committee (SC)

• Mencari dan membentuk kepanitiaan OC;
• Memberikan pengarahan yang diperlukan kepada OC;
• Memantau perjalanan kerja OC;
• Memberikan pilihan alternatif solusi atas masalah yang mungkin ditemukan;
• Memberikan laporan perjalanan kepanitiaan kepada ketua departemen yang berkaitan dan/atau ketua umum Organisasi;
• Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;
• Bertanggungjawab kepada Ketua Umum Organisasi atas pelaksanaan kegiatan

Organizing Committee (OC)

• Berhak dan wajib berkoordinasi dengan bidang kerja lainnya dalam kepanitiaan;
• Wajib berpartisipasi aktif untuk menyukseskan segiatan dan memberikan bantuan lintas bidang/divisi/seksi;
• Wajib melaporkan perkembangan kerjanya dalam rapat-rapat/pertemuan kepanitiaan;
• Harus mempertanggungjawabkan segala kegiatan yang telah dan belum dilaksanakan kepada koordinator bidang/divisi/seksi dan/atau ketua pelaksana;
• Berhak dan wajib mengetahui serta terlibat aktif dalam jaringan komunikasi (jarkom) kepanitiaan;
• Berhak menyusun dan meminta alokasi anggaran kepada bendahara kegiatan.

Ketua Panitia

• Mengkoordinasikan panitia;
• Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan;
• Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat keputusan;
• Berkoordinasi dengan SC;
• Bertanggungjawab kepada SC;
• Meminta laporan kepada coordinator sie;
• Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan;

Sekretaris

Bertanggung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan kesekretariatan dan administrasi:

• Membuat proposal dan TOR kegiatan;
• Membuat LPJ dan SPJ kegiatan;
• Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–hal yang berkaitan dengan kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi, kuitansi, surat perjanjian, surat masuk/keluar selama kepanitiaan;
• Menyiapkan dan mengedarkan daftar hadir peserta dan daftar hadir panitia;
• Berkoordinasi dengan Co. kesekretariatan (bila ada);
• Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia

Bendahara

• Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;
• Membuat laporan keuangan secara tertulis dan menyerahkan kepada sekretaris;
• Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;

Co. Kesekretariatan

• Membuat surat seperti: Permohonan pembicara, moderator, Permohonan membuka acara, Permohonan dana, Permohonan kerjasama kepada instansi tertentu,  Peminjaman gedung dan peralatan, Undangan, dsb;
• Menyiapkan lembar kesan dan pesan (jika diperlukan);
• Menyiapkan biodata pengisi acara dan mengarsipkannya;
• Berkoordinasi dengan Co. Pubdekdok untuk menyiapkan sertifikat peserta

Co. Acara

• Mengatur segala hal yang berkaitan dengan acara kegiatan;
• Membuat susuna acara secara detail dan spesifik (memuat waktu, acara, personil, perlengkapan dan tempat)
• Menyosialisasikan draft susunan acara yang detail dan spesifik kepada divisi lain dan pihak-pihak lain yang terkait

Co. Operasional

• Menjalankan keg
• Melakukan survei lokasi kegiatan
• Mengkonsep orang-orang ahli yang dibutuhkan dalam kegiatan;
• Mengatur hal-hal teknis di lapangan;

Co. Pubdekdok (PDD)

• Mengkonsep dan membuat media publikasi kegiatan (dalam bentuk pamflet, leaflet, brosur, spanduk, baleho, poster dsb.) dan menyebarkannya kepada pihak terkait;
• Menyediakan, memproses dan memproduksi dokumentasi kegiatan dalam bentuk foto, film dsb.;
• Membantu Co. kesekretariatan dalam mengadakan dan mengelola dokumen-dokumen yang diperlukan dalam kegiatan

Co. Humas

• Bertangung jawab atas segala hal yang berkaitan dengan penyebaran informasi;
• Menyebar undangan;
• Berkoordinasi dengan Co. Kesekretariatan (Bila ada)

Co. Konsumsi

• Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan berat) termasuk penjadwalannya;
• Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan (mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepda panitia, peserta, dan pengisi acara;
• menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang dibutuhkan;
• Mengurus biaya konsumsi

Co. Perlengkapan

• Mengupayakan adanya perlengkapan selama kegiatan berlangsung;
• Menjadi operator alat ketika kegiatan berlangsung;
• Menjemput peralatan;
• Mengurus seluruh biaya perlengkapan

Co. Transportasi

• Mencari daftar link  transportasi yang dibutuhkan dalam kegiatan;
• Mengatur pemberangkatan dan penjemputan pulang peserta dan panitia selama kegiatan

Co. Kesehatan

• Menyediakan obat-obatan yang diperlukan semala kegiatan
• Siap siaga dalam pendistribusian obat kepada peserta atau panitia selama kegiatan berlangsung;
• Mencari orang yang ahli dalam menangani peserta atau panitia yang kesurupan selama outdoor.

Co. Keamanan

• Menjaga keamanan dan ketertiban acara di dalam dan luar ruangan;
• Menertibkan gangguan yang dapat merusak / menghambat jalannya acara;
• Berkoordinasi dan bekerja sama dengan pihak berwajib atau satuan pengamanan setempat

Jika ada job description yang perlu di tambahkan di setiap Co. Devisi tolong cantumkan melalui komentar dibawah. :)

Tweet

Baca ini juga ya rekan-rekan: